Funktionen
Alle Funktionen von AußendienstApp im Überblick
AußendienstApp bündelt Besuchsberichte mit Foto-Dokumentation, Wochenplanung, Routenoptimierung, Kundenstamm mit Excel-Import, ein Manager-Dashboard mit 11 KPIs sowie Handelsketten-Hierarchien mit Listungsvererbung in einer App. Basis kostet 39 €, Plus 59 € und Pro 79 € netto pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung — welche Funktion in welcher Stufe steckt, steht in der Vergleichstabelle unten. Ohne Zusatzverkäufe.
Welche Funktionen hat eine Außendienst-App?
AußendienstApp bündelt acht Funktionsbereiche: den Tagesüberblick für Außendienst und Leitung, digitale Besuchsberichte mit Foto-Dokumentation, Besuchsplanung mit Routenoptimierung, ein Manager-Dashboard mit KPIs, Bestellungen direkt aus dem Besuch, einen Kundenstamm mit Handelshierarchien, Aufgaben- und Kampagnen-Steuerung sowie Team-Rollen mit EU-Hosting (Frankfurt). Alle acht Bereiche sind abgedeckt — verteilt auf vier Stufen, deren Preise und Umfang offen ausgewiesen sind.
Überblick
Tages-Cockpit für den Außendienst
Der nächste Besuch mit Uhrzeit und Ort, der Tagesablauf in seiner Reihenfolge und ein Fortschrittsbalken über erledigte Besuche, geplante Zeit und geschätzte Fahrtstrecke. Ein spontaner Kunde lässt sich für heute einplanen und steht sofort im Tagesablauf.
Tagesbild für die Leitung
Wer heute wo ist, was erledigt wurde und wo Besuche fehlen — auf einer Fläche, je Außendienstler mit Besuchsfortschritt. Umschaltbar auf Gestern, Morgen oder die ganze Arbeitswoche.
Dashboard-Kennzahlen
Besuche, Neukunden, Besuchsabdeckung und überfällige Kunden, jeweils mit Verlaufskurve. Die Abdeckung ist der Anteil des aktiven Kundenstamms mit mindestens einem Marktbesuch in den letzten vier Wochen; überfällig ist ein Kunde, dessen letzter Marktbesuch länger zurückliegt, als sein Besuchsrhythmus erlaubt. Diese vier Kennzahlen stehen in jeder Stufe, auch in Free.
Besuchsberichte & Dokumentation
Vorlagen-Baukasten
Besuchsbericht-Vorlagen aus 7 Feldtypen bauen: Text, Zahl, Checkbox, Dropdown, Bewertung (1–5), Foto, Ja/Nein. Drag & Drop Reihenfolge, bedingte Felder, Pflichtfeld-Gruppen.
Foto-Dokumentation
Regalfotos, Display-Checks, Produktplatzierungen — direkt aus der App fotografieren. Vor dem Hochladen werden Fotos bei Bedarf automatisch verkleinert, Metadaten der Bilddatei (EXIF, etwa der Aufnahmeort) werden entfernt. Foto-Annotation mit Zeichenwerkzeugen auf Tablets.
Mehrere Berichte pro Besuch
Ein Besuch, mehrere Berichte: Standard-Bericht plus aktive Kampagnen-Berichte. Vorlagen-Versionierung sorgt dafür, dass alte Berichte immer ihre Original-Felder behalten.
Besuchsplanung & Routenoptimierung
Wochenplanung
5-Tage-Grid mit Drag & Drop. Automatische Fälligkeitsberechnung basierend auf A/B/C-Rhythmus. Lücken-Vorschläge und Auto-Fill für die ganze Woche.
Routenoptimierung
Routen ab Heimatadresse berechnen. Nearest-Neighbor-Algorithmus mit Haversine-Distanz. Fahrzeit-Schätzung. Google Maps Export mit Multi-Waypoint-URLs.
Dashboard & Auswertungen
11 KPIs
Besuche pro Woche, Neukunden, Distributionspunkte, Compliance-Rate, Foto-Quote, Durchschnittliche Besuchsdauer, OOS-Rate, Kunden pro Außendienstler und mehr.
Zeitreihen-Charts
12-Wochen-Trends für Besuche und Distributionspunkte. Zeitraum-Selector (4W/8W/12W). KW-Beschriftung. Außendienstler-Vergleichstabelle für Manager.
Fällige Besuche
Widget zeigt Kunden, die basierend auf A/B/C-Rhythmus einen Besuch erwarten. Farbcodiert: rot (>1.5x Rhythmus), gelb (>0.8x). Direkter „Jetzt besuchen“-Button.
Bestellungen
Bestellerfassung im Besuch
Bestellungen direkt beim Kunden aufnehmen: Artikel aus dem Produktstamm, Menge und Einheit je Position. Die Unterschrift der Kontaktperson lässt sich optional erfassen — als interne Bestätigung des Bestellwunsches, nicht als Vertragsschluss.
Positionen, Mengen und Beträge
Jede Bestellung führt ihre Positionen mit Menge, Einheit und Preis; Naturalrabatte sind als solche ausgewiesen. Die Liste liest sich wahlweise nach Kunde mit Gesamtbetrag oder nach Artikel über alle Einzelpositionen — und lässt sich als CSV oder Excel exportieren.
Weitergabe an den Innendienst
Die fertige Bestellung geht als PDF per E-Mail an die eigene Auftragsannahme — direkt aus dem Besuch, ohne Nacherfassung am Abend. Der Status je Bestellung zeigt, ob sie Entwurf ist, an die Auftragsannahme ging oder vollständig versendet ist.
Bestellbestätigung an den Markt
Ist die Bestellung an die Auftragsannahme raus, lässt sich eine Bestätigung an den Markt schicken: Datum, Positionen und Gesamtsumme. Versendet wird nur an Kunden, für die eine E-Mail-Adresse und eine Einwilligung hinterlegt sind.
Kundenstamm & Handelshierarchien
Kundenverwaltung
Kunden anlegen, durchsuchen, filtern nach Kategorie, Mitarbeiter oder Priorität (A/B/C). Excel-Import, Kunden-360°-Detailseite mit Besuchs-Historie, Fotos und Aufgaben.
Handelshierarchien
Edeka, Rewe, Schwarz-Gruppe, Aldi, dm oder Rossmann als Hierarchie abbilden — Zentrale, Region, Schiene, Markt. Listungen sitzen auf jeder Ebene; nach unten vererbt die Hierarchie automatisch, ein einzelner Markt überschreibt die Vorgabe.
Kundenkarte
Alle Kunden auf einer interaktiven Karte mit Fälligkeitsampel (rot/gelb/grün). Convex-Hull Gebietsdarstellung pro Mitarbeiter.
Aufgaben & Durchgänge
Aufgabenverwaltung
Aufgaben mit Priorität, Zuweisung und Fälligkeit. Gebunden an Kunden oder Kampagnen. Wiederkehrende Aufgaben (wöchentlich/monatlich/quartalsweise).
Kampagnen-Vorlagen
Zeitlich begrenzte Vorlagen mit Zielgruppen-Targeting nach Handelshierarchie oder Kundenliste. Erfolgsquoten pro Durchgang nachverfolgbar.
Team-Management & Sicherheit
Rollen & Berechtigungen
Manager sieht alles, Außendienstler sieht nur seine Kunden und Berichte. Einladung per E-Mail. Profilbearbeitung mit Heimatadresse und Arbeitszeiten.
Datenschutz & EU-Hosting
Kerndaten in der EU gespeichert (Supabase EU-Region Frankfurt). AV-Vertrag verfügbar. Drittland-Transfers nur über EU-US Data Privacy Framework (Stripe, Resend). Sentry-Fehlerprotokolle im EU-Rechenzentrum. Entwickelt in Düsseldorf.
Was in welcher Stufe steckt
Funktions-Vergleich der Stufen
Der Kern — Kunden, Besuchsberichte mit Fotos, Termin- und Tourenplanung sowie Offline-Erfassung — ist in jeder Stufe enthalten, auch in Free.
| Funktion | Free 0 € | Basis 39 € | Plus 59 € | Pro 79 € |
|---|---|---|---|---|
| Aufgaben und WiedervorlagenOffene Punkte am Kunden festhalten, terminieren und beim nächsten Besuch automatisch wieder vorlegen. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| PLZ-Gebiete und Gebiets-TourenKunden über Postleitzahlen festen Gebieten zuordnen und Gebiete einzelnen Außendienstlern zuweisen. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Handelshierarchie und KundenzuordnungKunden unter Handelskette, Region und Schiene einordnen — die Grundlage für Vererbung und Auswertung über die ganze Kette. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| VerkaufsunterlagenPreislisten, Datenblätter und Präsentationen zentral ablegen und dem Außendienst direkt im Besuch bereitstellen. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Foto-GalerieAlle Besuchsfotos gebündelt durchsehen, gefiltert nach Kunde, Zeitraum und Berichtsvorlage. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Auswertungs-CockpitDie Entwicklung des Teams über Zeit, Gebiet und Handelskette in einer Ansicht statt in einzelnen Berichten. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Besuchs-AuswertungBesuchsfrequenz, Kundenabdeckung und Erfüllungsgrad je Außendienstler und Gebiet nachvollziehen. | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| ProduktstammArtikel mit EAN, Marke und Gebindegröße zentral pflegen — inklusive Excel-Import. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Bestellerfassung im BesuchBestellungen direkt beim Kunden aufnehmen, unterschreiben lassen und als PDF per Mail versenden. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| ListungenJe Handelskette, Schiene oder Markt festhalten, welche Artikel gelistet sind — mit Vererbung über die Hierarchie. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Regalcheck & DistributionBestand, Platzierung und Marktverkaufspreise direkt im Besuchsbericht am Regal erfassen und über die Zeit vergleichen. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Artikel-AuswertungWelche Artikel laufen wo — Distribution und Entwicklung je Produkt. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Bestands-AuswertungBestandslücken und Out-of-Stock-Situationen über alle Märkte hinweg erkennen. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Platzierungs-AuswertungZweitplatzierungen und Aktionsflächen nach Markt und Zeitraum auswerten. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Regalplatzierungs-AuswertungDie Distributions-Matrix über Ketten, Regionen und Schienen — welcher Artikel wo geführt wird und wo die Lücken sind. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| NR-TrackingNeuartikel-Rotation gezielt nachverfolgen, statt sie im Gesamtbericht zu suchen. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Kunden-AuswertungBesuchs- und Umsatzentwicklung je Kunde, filterbar nach Gebiet und Kette. | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Konditionen & EffektivpreiseListenpreise, Kosten und Kanalkonditionen zentral pflegen — AußendienstApp rechnet daraus den Effektivpreis und zeigt ihn dem Außendienstler direkt im Besuch an. | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Aktionen planen & erfassenAktionszeiträume mit Ziel-Märkten planen, die Teilnahme je Markt im Besuch erfassen und den Durchgang nachhalten. | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Aktionen auswerten (Durchgänge)Aktionsdurchgänge nach Beteiligung und Ergebnis auswerten — welche Aktion in welchem Markt wirklich gelaufen ist. | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Verkaufspreis-AuswertungMarktverkaufspreise über Ketten und Regionen hinweg vergleichen. | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Kosten-Nutzen-AnalyseAufwand je Besuch gegen das Ergebnis stellen und Einsatz danach steuern. | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Executive Summary (Export)Die verdichtete Management-Sicht auf alle Kennzahlen — als Datei zum Weitergeben, erzeugt aus der Auswertung. | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
Preise netto pro aktivem Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Feature-Zeilen und Stufen-Zuordnung werden direkt aus dem System gelesen, das die Funktionen freischaltet.
Free bleibt dauerhaft bestehen; die höheren Stufen richten wir gemeinsam mit dir ein — jede Funktion lässt sich testen, bevor du dich festlegst.
FAQ
Häufige Fragen zu Funktionen und Plattform
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Im Einsatz bei
„Die KPI-Aufbereitung ist für mich der Gamechanger. Nichts mehr manuell zusammentragen — die Zahlen sind da, sauber visualisiert, jederzeit. So steuere ich mein Team heute datenbasiert.“
„Einrichtung an einem Nachmittag, keine Schulung, kein IT-Aufwand. Die Bedienung ist so intuitiv, dass mein Team vom ersten Tag an ohne Nachfragen dokumentiert — genau so muss Software für den Außendienst sein.“
„Mit der Außendienstapp haben wir eine Lösung gefunden, die wirklich zu 3Bears passt. Die Bedienung ist intuitiv, die Prozesse sind klar und die Zusammenarbeit funktioniert reibungslos. Perfekt für kleine Teams und wachsende Start-ups.“
Den ersten Bericht mit dem eigenen Kundenstamm schreiben
Liegen Kundenliste und Artikelliste vor, bist du am selben Tag startklar.